«Кит Рост» продолжает улучшать процессы обслуживания медицинских активов с применением «1С:ITIL» в крупных муниципальных лечебно-профилактических учреждениях.
В декабре 2016г. силами “Кит Рост” был успешно закрыт проект по оптимизации процессов обслуживания медицинских активов с внедрением решения 1C ITIL в одном из крупнейших лечебно-профилактических учреждений города Челябинск - в городской клинической больнице №9 (30 лечебных отделений). Основными целями реализации решения “Оптимизация процессов технической службы ГКБ №9 с применением средств автоматизации 1С: ITIL” явились потребности в уменьшении количества поломок, продлению фактического срока службы огромного парка оборудования больницы и сокращению расходов на его содержание.
Проект “Оптимизация процессов технической службы ГКБ №9 с применением средств автоматизации 1С: ITIL” был успешно реализован совместной командой специалистов “Кит Рост”, которые выступали в роли системного интегратора данного решения, и сотрудников больницы.
Реализация (внедрение) решения “Оптимизация процессов технической службы ГКБ №9 с применением средств автоматизации 1С: ITIL” включала несколько этапов:
- Аудит существующих процессов ТС “Как есть” (предпроектное обследование):
- Проведены встречи - интервью с ключевыми участниками процессов, получены все необходимые данные, изучены рабочие процессы технической службы;
- На основании полученных данных, спроектированы диаграммы и разработаны регламенты процессов (управления: инцидентами, активами, проблемами, изменениями) “Как есть”, детально описывающие все виды деятельности по выполнению процессов обслуживания медоборудования;
- Произведен анализ слабых сторон процессов “Как есть”, сформирован план необходимых изменений.
- Выявлены имеющиеся программно-аппаратные ресурсы для настройки ИТ инфраструктуры ИС 1C ITIL. Возможность использования имеющихся лицензий платформы 1С.
- Проектирование новых (оптимизированных) процессов “Как надо”:
- Произведен анализ слабых сторон процесса “Как есть” по методологии ITIL (набор передовых, мировых практик по организации служб техподдержки и управлению ИТ инфраструктурой);
- Спроектированы диаграммы и разработаны регламенты процессов (управления: инцидентами, активами, проблемами, изменениями) “Как надо” с учетом устранения слабых сторон процесса “Как есть” детально описывающие все виды деятельности по обслуживанию медоборудования;
- Разработан план изменения процесса: из состояния “Как есть” в состояние “Как надо”.
- Развертывание средств автоматизации:
- Установлена конфигурация 1С ITIL СТАНДАРТ на платформе 1С предприятие 8.3;
- Заполнены справочники: активы (модели, типы), пользователи, физ. лица, организации, подразделения (лечебные отделения), контрагенты, договоры подряда;
- Произведено оприходование и перемещение медоборудования по подразделениям. Согласно предоставленным данным о их наименовании и расположении;
- Произведена настройка конфигурации: настройка системной учетной записи эл. почты, настройка сетевого хранилища техдокументации, настройка прав доступа пользователей, настройка интерфейса главного окна приложения;
- Произведена доработка конфигурации: добавлены новые статусы обращений, добавлена функция автоматической отправки заявки внешнему подрядчику при выборе контрагента и договора подряда в карточке инцидента и при возникновении заявки по графику ППР (планово-предупредительных ремонтов).
- Разработана вся необходимая техническая документация
- Обучены сотрудники:
- Проведены инструктажи для всех участников процессов;
- Проведены общие собрания;
- Настроен тестовый терминал 1С ITIL с возможностью самостоятельной подачи заявок в любое удобное время, с постоянным присутствием технического специалиста для консультирования.
- Эффективно реализованы процессы по управлению инцидентами, активами и изменениями.
- Повысилось качество регистрации заявок за счет введения первой линии техподдержки.
- Сокращены сроки реагирования на инциденты и сроки их устранения.
- Минимизированы риски для больницы.
На сегодняшний день основная цель достигнута: новые процессы и внедренная информационная система позволяют производить согласование ремонтов в информационной системе, учет оборудования, неисправностей, запчастей, произведенных и планово-предупредительных ремонтов. Также новые процессы позволили автоматизировать эффективные коммуникации (заявки по неисправностям, плановые ТО) с внешними субподрядчиками и поставщиками медицинского оборудования. Появилась актуальная информация о текущем размещении оборудования, его состоянии и материально ответственных лицах.
В процессе внедрения были автоматизированы процессы управления инцидентами, проблемами, изменениями и конфигурациями (активами). Компания в первую очередь заинтересована в повышении качества функционирования технических систем и удовлетворенности персонала, оптимизации затрат на ремонты и обслуживание, минимизацию рисков для здоровья пациентов.
В рамках проекта были «с нуля» прописаны регламенты по организации деятельности технической службы. Высокое качество описания процессов обеспечило использование технологии бизнес-моделирования Business Studio. Модели процессов «как есть» с учетом специфики деятельности трансформированы в модели «как надо» с использованием концепции ITIL.
Ключевые результаты проекта
Каждой поступившей заявке назначается соответствующий актив из каталога активов. В каталоге активов более 500 моделей техники и свыше 800 единиц активов. Ведется мониторинг жизненного цикла всех активов, по каждому активу хранится история инцидентов и перемещений, ремонтов и обслуживаний, документация. Повышен уровень экономической безопасности. Возможности системы позволяют детально планировать изменения, которые сопровождаются высокими рисками временной остановки или снижения качества лечебных процессов.
На ней работают сотрудники из числа «среднего» медперсонала. На первой линии удалось исключить дублирование заявок, неправильную эксплуатацию оборудования. Вторая линия техподдержки занимается непосредственно устранением инцидентов и их источников. Здесь работают техники, инженер и внешние поставщики услуг.
За счет своевременного выявления системных проблем, характеризующихся интенсивным ростом числа инцидентов по конкретному типу актива или сервису.
